最近の企業間での請求書のやりとりは、従来の手書きやFAX、郵送などの方法から、電子請求書（e請求書）や電子データ交換（EDI）などの方法へと移行しつつあります。
電子請求書は、紙の請求書をPDFやXMLなどの電子ファイルに変換し、インターネットを介して送受信する方法です。これにより、紙媒体でのやり取りや手作業による入力作業を減らすことができ、処理時間の短縮やコスト削減につながります。
一方、EDIは、企業間で電子データを交換するための規格や手順を定めた方式で、注文書や請求書、納品書などのビジネス文書を電子化してやりとりすることができます。EDIを導入することで、データの正確性や信頼性が高まり、処理時間の短縮やコスト削減につながるとされています。
また、最近では、クラウドサービスを活用した請求書管理システムや、AI技術を用いた自動請求書処理なども登場しています。これらの新しい技術の導入により、請求書のやりとりや管理がよりスムーズかつ効率的になることが期待されています。
電子請求書について
電子請求書とは、紙媒体での請求書をPDFやXMLなどの電子ファイルに変換し、インターネットを介して送受信することで、請求書のやりとりを電子化する方法です。
電子請求書の利点としては、以下のようなものが挙げられます。
- 処理時間の短縮：電子請求書は、紙媒体でのやり取りや手作業による入力作業を省略することができるため、請求書の処理時間を大幅に短縮できます。
- コスト削減：電子請求書により、紙媒体での請求書の印刷や郵送費用、手作業による入力作業のコストを削減できます。
- 環境負荷の軽減：電子請求書は紙を使用しないため、印刷や郵送による環境負荷を軽減することができます。
- 正確性の向上：手作業による入力ミスや紙媒体の請求書の紛失などのヒューマンエラーを排除でき、正確性を向上できます。
電子請求書は、国際的な規格として、UN/CEFACTの「国際電子ビジネスメッセージ交換標準」（UN/CEFACT-XML）が広く採用されています。また、各国で電子商取引の普及に伴い、電子請求書の法的な認知や規制が整備されている場合があります。
日本での法整備状況
日本でも、電子請求書に関する法整備が進んでいます。
2009年には、税務上の課税証明書としての電子請求書の利用が認められ、2011年には「電子帳簿保存法」が施行され、電子請求書の保存や管理に関する規定が整備されました。
さらに、2020年には、「電子記録法」が改正され、請求書に限らず、ビジネス文書全般について、電子記録を法的に認めるようになりました。これにより、従来の紙媒体のビジネス文書と同様に、電子媒体での請求書のやりとりや保存が可能となりました。
また、国内外の標準的な電子請求書のフォーマットである「UN/CEFACT-XML」に対応するため、日本国内でも「JAPAN EDI Standards (JEDI)」が策定されています。
これらの法整備や規格策定により、日本においても電子請求書の利用が促進され、ビジネスプロセスの効率化やコスト削減に貢献することが期待されています。
電子請求書を作成する方法
電子請求書を作成する方法について、一般的な手順を以下に示します。
- 電子請求書作成ソフトの準備 まずは、電子請求書を作成するためのソフトウェアを準備します。多くの場合、オンライン上で利用できるサービスや、専用のアプリケーションが提供されています。
- 請求先や請求内容の入力 電子請求書作成ソフトを起動し、請求先や請求内容を入力します。一般的には、請求先の名前や住所、請求金額や支払期限などが必要となります。
- 電子署名の設定（任意） 電子請求書に電子署名を設定する場合は、署名用の証明書を取得し、ソフトウェアに設定します。
- 請求書の保存 請求書の内容が入力されたら、PDFやXML形式でファイルを保存します。PDF形式は、一般的なPDFビューアで閲覧可能なため、相手先に送信する際に便利です。
- 送信 保存したファイルを相手先に送信します。一般的には、電子メールやファイル共有サービスなどを利用して送信します。
電子請求書作成ソフトによっては、上記の手順に加えて、自動で請求書番号の割り振りや消費税の計算などを行ってくれるものもあります。また、多くのソフトウェアは、クラウド上での利用にも対応しているため、デバイスや場所を問わず、いつでも請求書を作成することができます。
電子上でも印鑑やサインは必要か
日本の法律上、一定の場合においては、電子請求書に印鑑やサインを必要とするケースがあります。
例えば、特定商取引に関する法律において、消費者に提供されるサービスに関する契約書等に印鑑やサインが必要とされています。また、電子署名法に基づいた電子署名を利用する場合には、電子証明書を取得して、電子署名を行う必要があります。
ただし、法律上の要件がない場合には、印鑑やサインを必要としない場合もあります。例えば、企業同士の取引において、契約書には印鑑やサインが必要ではありません。
ただし、印鑑やサインを省略する場合でも、電子請求書には、作成者や請求先の氏名、住所、電話番号、請求日や支払期限などの情報が必要となります。また、電子請求書を送信する際には、送信履歴を残すことが望ましいため、送信先のメールアドレスや送信日時などの情報も記録しておく必要があります。
電子証明書の取得方法
電子証明書を取得する方法について、以下に一般的な手順を示します。
- 認証局の選定 まずは、信頼できる認証局を選定します。認証局とは、電子証明書の発行や管理を行う機関のことです。日本国内には、複数の認証局があります。
- 申請手続きの実施 選定した認証局のウェブサイト等で、電子証明書の申請手続きを実施します。申請には、申請者の身分を証明する書類（免許証や住民票等）や、認証局が定める手続きが必要な場合があります。
- 身元確認 申請者の身元を確認するため、認証局による審査が行われます。審査内容によっては、申請者との面談や、審査費用の支払いが必要となる場合があります。
- 電子証明書の発行 審査が合格した場合、認証局より電子証明書が発行されます。発行された電子証明書は、電子署名の際に利用することができます。
なお、電子証明書の取得には、認証局によって必要な書類や手続きが異なる場合があります。また、電子証明書の有効期限や更新方法についても、認証局によって異なりますので、認証局のウェブサイト等で詳細を確認することが必要です。
電子署名の作成方法
電子署名を作成する方法について、一般的な手順を以下に示します。
- 電子証明書の取得 電子署名を作成するには、まず電子証明書を取得する必要があります。電子証明書は、認証局から発行されます。
- 電子署名ソフトの準備 電子署名を作成するためのソフトウェアを用意します。多くの場合、電子署名ソフトは、オンライン上で利用できるサービスや、専用のアプリケーションが提供されています。
- 署名するファイルの選択 署名するファイルを選択します。一般的には、PDFやXMLなどのファイル形式が対応しています。
- 署名の作成 電子署名ソフトを起動し、選択したファイルに対して署名を作成します。電子証明書を使用して署名を行うため、電子証明書のファイルやパスワードを入力する必要があります。
- 署名の保存 作成した電子署名を、署名を施したファイルと一緒に保存します。電子署名が施されたファイルは、認証局の公開鍵を用いて認証されるため、データの改ざんを防止することができます。
- 署名の検証 署名されたファイルを検証することで、電子署名が正しく作成されているかを確認することができます。多くの電子署名ソフトには、署名の検証機能が備わっています。
電子署名を作成する場合には、電子証明書の有効期限や利用規定に注意する必要があります。また、電子署名の利用に関する法的な規制がある場合がありますので、事前に確認しておくことが重要です。
インボイス制度による影響
インボイス制度は、企業の請求書の取り扱いに関する制度であり、以下のような影響があります。
- 紙の請求書から電子請求書への移行促進 インボイス制度により、請求書を紙から電子にすることが推進されます。このため、紙の請求書から電子請求書への移行が進み、企業が紙媒体で請求書を管理する手間やコストを削減することができます。
- 請求書の管理・保存の簡素化 インボイス制度により、請求書は電子データとして保管することができます。これにより、紙媒体の請求書を保管する必要がなくなり、請求書の管理・保存の簡素化が図られます。
- 取引先とのやりとりのスピードアップ インボイス制度により、請求書を電子データとして送信することができます。これにより、取引先とのやりとりがスムーズに行え、支払いのスピードアップが期待できます。
- 支払い遅延リスクの軽減 インボイス制度により、支払い期限を明確にすることができます。これにより、支払い遅延リスクを軽減し、キャッシュフローの改善が期待できます。
以上のような影響がありますが、インボイス制度に対する対応は、企業規模や業種、取引先との関係性などに応じて異なります。適切な対応を行うことで、インボイス制度を活用し、業務の効率化や経費削減につなげることができます。
